Bayreuth, 29.12.2023 - Für Arbeitgeber mit mindestens 50 Beschäftigten gilt seit dem 17. Dezember 2023 das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG). Das Gesetz regelt die Anforderungen zum Thema Whistleblowing und ver-pflichtet die betroffenen Arbeitgeber interne Hinweis-gebersysteme bereitzustellen (internen Meldestellen).
1. Bedeutung von Hinweisgeberschutz und Whistleblowing
Das Hinweisgeberschutzgesetz schützt natürliche Personen, die während ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Rechtsverstöße erlangen und diese an interne oder externe Meldestellen weitergeben. Dabei sollen nicht nur die Hinweisgeber selbst, sondern auch von den Meldungen betroffene Personen oder Unterstützer geschützt werden. Ziel des Gesetzes ist es, das öffentliche Interesse an der Aufdeckung von Rechts-verstößen zu stärken und die unternehmensinterne Compliance zu fördern.
2. Wer ist von den Pflichten betroffen?
Die Pflicht zur Einrichtung eines internen Meldesystems betrifft seit dem 17.12.2023 alle Arbeitgeber mit in der Regel mindestens 50 Beschäftigten. Dabei werden Auszubildende und Teilzeitkräfte als vollwertige Beschäftigte gezählt. Sowohl private als auch öffentliche Arbeitgeber, insbesondere Städte und Kommunen mit mehr als 10.000 Einwohnern, sind von den Pflichten des Hinweisgeberschutzgesetzes betroffen.
3. Auswahl zwischen Meldekanälen
Das Gesetz bietet zwei Meldekanäle an: den internen Meldekanal, betrieben durch den Arbeitgeber oder beauftragte Personen, und die externe Meldestelle beim Bundesamt für Justiz. Der Hinweisgeber kann frei wählen, ob er zunächst intern meldet oder sich direkt an das Bundesamt für Justiz wendet.
4. Vorteile interner Meldemöglichkeiten und Pflichten der Meldestelle
Ein vertrauensvolles und effektives internes Hinweis-gebersystem bringt für Arbeitgeber erhebliche Vorteile. Neben der Früherkennung und Lösung von Missständen werden Hinweisgeber dazu veranlasst, zunächst intern zu melden und von einem direkten Gang zu den Behörden abzusehen. Diese interne Vorgehensweise ermöglicht es, Verstöße intern aufzuarbeiten, bevor sie extern eskalieren.
Die interne Meldestelle hat die Pflicht, eingehende Meldungen sorgfältig zu prüfen und zu dokumentieren. Sie sollte gewährleisten, dass die Hin-weisgeber vertraulich behandelt werden und vor etwaigen Repressalien geschützt sind. Zudem muss die Meldestelle sicherstellen, dass die gemeldeten Verstöße adäquat und zeitnah untersucht werden. Die interne Meldung hat den Vorteil, dass eine externe Meldung gesperrt wird, sobald der Verstoß intern durch geeignete Maßnahmen behoben wurde.
Die effektive Funktionalität der internen Meldestelle ist somit entscheidend für den Erfolg des Hinweisgebersystems. Unternehmen sollten sicherstellen, dass ihre internen Meldeverfahren transparent sind, Vertraulichkeit gewährleisten und den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
5. Best Practice: Digitale Hinweisgebersysteme und Ombudspersonen
Digitale Hinweisgebersysteme gelten als sicherste und vertrauensvollste Meldemöglichkeit. Sie sind rund um die Uhr erreichbar und verbessern die Qualität der Meldungen durch einen festgelegten Fragenkatalog. Die Pflichten der internen Meldestelle können durch einen Anwalt als Ombudsperson wahrgenommen werden, was Vorteile in Vertraulichkeit, Unparteilichkeit, Expertise und effektiver Kommunikation mit sich bringt. Durch die Zusammenarbeit mit einem Rechtsanwalt kann zudem das Risiko von Rechtsstreitigkeiten mit dem Hinweisgeber und von Bußgeldern effektiv verringert werden.
FAZIT:
Unternehmen sollten sich bemühen, die Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes zeitnah zu erfüllen. Die Einhaltung dieser Pflichten ist entscheidend, um den Schutz der Hinweisgeber sicherzustellen und Bußgelder zu vermeiden.