Bayreuth, 08.08.2023 - Das Hinweisgeberschutzgesetz (Gesetz für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen) ist nun seit dem 02.07.2023 in Kraft. Zahlreiche Arbeitgeber sind seitdem verpflichtet eine interne Meldestelle einzurichten und diese zu betreiben.
Was ist eine interne Meldestelle?
Die Funktion der internen Meldestelle kann durch eigene Beschäftigte des Arbeitgebers wie z.B. dem Compliance-Beauftragten oder ähnliche Personen wahrgenommen werden oder an externe Dritte wie z.B. Rechtsanwälte ausgelagert werden. Gemäß § 15 Abs. 1 HinSchG müssen die mit einer internen Meldestelle beauftragten Personen bei der Ausübung ihrer Tätigkeit unabhängig sein. Die Mitglieder der internen Meldestelle müssen gemäß § 15 Abs. 2 HinSchG zudem über die notwendige Fachkunde - insbesondere juristische und forensische Kenntnisse - verfügen. Die interne Meldestelle betreibt die Meldekanäle über welche Hinweisgeber ihre Meldungen an das Unternehmen richten können. Sie ist Adressat zahlreicher Pflichten nach dem Hinweisgeberschutzgesetz. Die interne Meldestelle muss z.B. die Vertraulichkeit der Identität der hinweisgebenden Person wahren, Eingangbestätigungen versenden, die Stichhaltigkeit von Meldungen prüfen und Folgemaßnahmen treffen.
Meldekanäle - mündlich oder in Textform
Interne Meldekanäle müssen gemäß § 16 Abs. 3 HinSchG Meldungen in mündlicher oder in Textform ermöglichen. Gemäß § 16 Abs. 3 Satz 2 HinSchG müssen mündliche Meldungen per Telefon oder mittels einer anderen Art der Sprachübermittlung möglich sein. Für Meldungen in Textform genügt z.B. die Übermittlung per E-Mail.
In der Praxis setzt sich immer mehr der Einsatz eines online-gestützten IT-Tools als Meldekanal durch. Der Vorteil dieser Online-Plattformen gegenüber einer bloßen E-Mail-Adresse als Meldekanal liegt zum einen darin, dass die Hinweisgeber auf der Plattform durch einen Fragenkatalog geleitet werden. Dies ist für die Hinweisgeber benutzerfreundlicher und bringt zudem Vorteile für die Unternehmen. Der Aufwand der internen Meldestelle wird reduziert, da es aufgrund des umfassenden Fragenkataloges zu weniger Unklarheiten und Rückfragen an den Hinweisgeber kommt. Ohne Fragenkatalog sind die Meldungen oft unstrukturiert und für das Unternehmen wichtige Details werden seitens der Hinweisgeber vergessen.
Ausgliederung der internen Meldestelle
Weiterhin setzt sich in der Praxis zunehmend, besonders für mittelständische Unternehmen, die Ausgliederung der internen Meldestelle an eine sogenannte Ombudsperson durch. Ombudspersonen sind z.B. Rechtsanwälte, welche die interne Meldestelle betreiben. Bei diesen wird Kompetenz gebündelt und die Unabhängigkeit sichergestellt. So können Kosten für die Weiterbildung eigener Mitarbeiter gespart werden. Auf Ersuchen der hinweisgebenden Person ist für eine Meldung innerhalb einer angemessenen Zeit eine persönliche Zusammenkunft mit einem Mitglied der internen Meldestelle zu ermöglichen.
Wenn Sie weitere Fragen hinsichtlich des Hinweisgeberschutzgesetzes oder dem Betrieb der internen Meldestelle haben, beraten wir Sie gerne.