Die Anforderungen an die interne Meldestelle

Das Gesetz sieht vor, dass Unternehmen ab 50 Mitarbeiter/innen verpflichtet sind, eine interne Meldestelle zur Meldung von Rechtsverstößen einzurichten. Außerdem müssen Verfahren für die Bearbeitung der Meldungen sowie für die Ergreifung von Folgemaßnahmen etabliert werden. Gemäß § 16 Ab.s 1 HinSchG soll die interne Meldestelle auch anonym eingehende Meldungen bearbeiten. Es besteht allerdings keine Verpflichtung, die Meldekanäle so zu gestalten, dass sie die Abgabe anonymer Meldungen ermöglichen.

Interne Meldekanäle müssen gemäß § 16 Abs. 3 HinSchG Meldungen in mündlicher oder in Textform ermöglichen.
Gemäß § 16 Abs. 3 Satz 2 HinSchG müssen mündliche Meldungen per Telefon oder mittels einer anderen Art der Sprachübermittlung möglich sein. Für Meldungen in Textform genügt z.B. die Übermittlung per E-Mail.

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Best Practice:

Meldungen können auch über eine Online-Plattform übermittelt werden (entspricht Textform). Die Plattformen haben den Vorteil der ständigen Erreichbarkeit. Ein weiterer Vorteil ist, dass die Hinweisgeber auf der Plattform durch einen Fragenkatalog geleitet werden. Dies ist für die Hinweisgeber benutzerfreundlicher und bringt zudem Vorteile für die Unternehmen. Der Aufwand der internenen Meldestelle wird reduziert, da es auf Grund des umfassenden Fragenkataloges zu weniger Unklarheiten und Rückfragen an den Hinweisgeber kommt. Ohne Fragenkatalog sind die Meldungen oft unstrukturiert und wichtige Details für das Unternehmen werden vergessen.

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Welche Anforderungen gelten für den Meldekanal:

Die Meldekanäle müssen dabei insbesondere die folgenden Anforderungen erfüllen:
 

• Auf Ersuchen der hinweisgebenden Person ist für eine Meldung innerhalb einer angemessenen Zeit eine persönliche Zusammenkunft mit einem Mitglied der internen Meldestelle zu ermöglichen.

• Melden können alle Personen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit mit Ihrem Unternehmen in Kontakt stehen. Das bedeutet sowohl Ihre eigenen Mitarbeiter/innen als auch Ihre Geschäftskontakte.

• Sie müssen allen potentiellen Hinweisgeber/innen klare und leicht zugängliche Informationen über die Meldemöglichkeiten und deren Ablauf zur Verfügung stellen.

• Die Bearbeitung der Hinweise muss die Vertraulichkeit der Hinweisgeber/innen wahren und darf keinen Zugriff Unbefugter auf die Meldungen zulassen. Hinweisgeber/innen müssen streng vor Represalien geschützt werden.

• Alle Anforderungen des Datenschutzes bzw. der DSGVO sind einzuhalten.

• Besteht ein Betriebsrat ist eine Abstimmung mit diesem erforderlich.
   

• Die für die Entgegennahme der Meldungen zuständige Stelle muss regelmäßig entsprechend geschult werden.
   

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Welche Aufgaben hat die interne Meldestelle?

• Zunächst müssen alle Meldungen entgegengenommen werden. Meldungen dürfen weder verzögert noch erschwert werden. Die eingegangenen Meldungen sind zu dokumentieren.
   

• Die Hinweisgeber/innen sind innherhalb von 7 Tagen über den Erhalt der Meldung zu informieren.
   

• Dem Hinweis muss im Rahmen einer sorgfältigen Prüfung nachgegangen werden. Eventuell sind Folgemaßnahmen und Abhilfen zu treffen.
   

• Die Hinweisgeber/innen sind nach spätestens 3 Monaten über die getroffenen Maßnahmen zu unterrichten.