Das Hinweisgeberschutzgesetz dient dem Schutz von natürlichen Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden. Das Gesetz basiert auf einer Richtlinie, welche alle Mitgliedsstaaten der EU verpflichtet hat Regelungen zum Schutz von Hinweisgebern und Hinweisgeberinnen zu erlassen.

Das Gesetz sieht vor, dass Unternehmen ab 50 Mitarbeiter/innen verpflichtet sind vertrauliche Meldekanäle zur Meldung von Rechtsverstößen einzurichten. Außerdem müssen Verfahren für die Bearbeitung der Meldungen sowie für die Ergreifung von Folgemaßnahmen etabliert werden. Gemäß § 16 Ab.s 1 HinSchG soll die interne Meldestelle auch anonym eingehende Meldungen bearbeiten. Es besteht allerdings keine Verpflichtung, die Meldekanäle so zu gestalten, dass sie die Abgabe anonymer Meldungen ermöglichen.

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Welche Anforderungen stellt das Hinweisgeberschutzgesetz konkret an mein Unternehmen?
 

Unternehmen ab 50 Mitarbeiter/innen werden verpflichtet Meldekanäle einzurichten.
Interne Meldekanäle müssen gemäß § 16 Abs. 3 HinSchG Meldungen in mündlicher oder in Textform ermöglichen.
Gemäß § 16 Abs. 3 Satz 2 HinSchG müssen mündliche Meldungenper Telefon oder mittels einer anderen Art der Sprachübermittlung möglich sein. Für Meldungen in Textform genügt z.B. die Übermittlung per E-Mail.

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Meldunegn können auch über eine Online-Plattform übermittelt werden (entspricht Textform). Die Plattformen haben den Vorteil der ständigen Erreichbarkeit. Ein weiterer Vorteil ist, dass die Hinweisgeber auf der Plattform durch einen Fragenkatalog geleitet werden. Dies ist für die Hinweisgeber benutzerfreundlicher und bringt zudem Vorteile für die Unternehmen. Der Aufwand der internenen Meldestelle wird reduziert, da es auf Grund des umfassenden Fragenkataloges zu weniger Unklarheiten und Rückfragen an den Hinweisgeber kommt. Ohne Fragenkatalog sind die Meldungen oft unstrukturiert und für das Unternehmen wichtige Details werden seitens der Hinweisgeber vergessen.

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Die Meldekanäle müssen dabei insbesondere die folgenden Anforderungen erfüllen:
 

• Die Meldung eines Sachverhalts muss mündlich oder in Textform erfolgen können. Auf Ersuchen der hinweisgebenden Person ist für eine Meldung innerhalb einer angemessenen Zeit eine persönliche Zusammenkunft mit einem Mitglied der internen Meldestelle zu ermöglichen.

 

• Melden können alle Personen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit mit Ihrem Unternehmen in Kontakt stehen. Das bedeutet sowohl Ihre eigenen Mitarbeiter/innen als auch Ihre Geschäftskontakte.

 

• Sie müssen allen potentiellen Hinweisgeber/innen klare und leicht zugängliche Informationen über die Meldemöglichkeiten und deren Ablauf zur Verfügung stellen.

 

• Die Bearbeitung der Hinweise muss die Vertraulichkeit der Hinweisgeber/innen wahren und darf keinen Zugriff Unbefugter auf die Meldungen zulassen. Hinweisgeber/innen müssen streng vor Represalien geschützt werden.

 

• Alle Anforderungen des Datenschutzes bzw. der DSGVO sind einzuhalten.

 

• Besteht ein Betriebsrat ist eine Abstimmung mit diesem erforderlich.
   

• Die für die Entgegennahme der Meldungen zuständige Stelle muss regelmäßig entsprechend geschult werden.
   

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Wie muss mit Meldungen umgegangen werden?

 

• Zunächst müssen alle Meldungen entgegengenommen werden. Meldungen dürfen weder verzögert noch erschwert werden.
   

• Die Hinweisgeber/innen sind innherhalb von 7 Tagen über den Erhalt der Meldung zu informieren.
   

• Dem Hinweis muss im Rahmen einer sorgfältigen Prüfung nachgegangen werden. Eventuell sind Folgemaßnahmen und Abhilfen zu treffen.
   

• Die Hinweisgeber/innen sind nach spätestens 3 Monaten über die getroffenen Maßnahmen zu unterrichten.

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Wie gelingt es den neuen Anforderungen zu entsprechen?
 

Um allen Anforderungen zu entsprechen, müssen vertrauliche Meldekanäle geschaffen und eine schnelle und sichere Aufarbeitung der Meldungen gewährleistet werden. Dabei sind Interessenskonflikte zu vermeiden.

Bei allen Anforderungen können wir Ihnen helfen!
Mit unserem Hinweisgebersystem haben wir bereits einen vertraulichen, digitalen und kostengünstigen Meldekanal geschaffen. Diese Meldemöglichkeit ist rund um die Uhr verfügbar. Ergänzend nehmen wir Meldungen auch telefonisch und postalisch entgegen.
Außerdem stellen wir mit unserem Team aus Rechtsanwält/innen und Datenschutzexpert/innen eine schnelle und rechtmäßige Bearbeitung aller Meldungen sicher. Die ständige Weiterbildung ist für uns selbstverständlich. Sie müssen sich also keine Gedanken um Schulungen von Mitarbeiter/innen oder die Einhaltung der gesetzlichen Fristen machen. Außerdem sind bei uns alle Mitarbeiter/innen speziell zur Verschwiegenheit verpflichtet, sodass die Identität der Hinweisgeber/innen als auch der Sachverhalt der Meldung bestmöglich geschützt sind.
 

Welche Vorteile habe ich aus der Umsetzung der Anforderungen?

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