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Datenschutzinformation - Börsenmedien AG
für Hinweisgeber

Diese Datenschutzinformation gemäß Art. 13 DSGVO gilt für die Übermittlung von personenbezogenen Daten über unsere Hinweisgeberplattform.

 

Stand: 01. Juli 2023

 

Im Folgenden möchten wir Sie über die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten im Rahmen des Hinweisgebersystems aufklären. Bitte lesen Sie sich diese datenschutzrechtlichen Hinweise aufmerksam durch, bevor Sie eine Meldung abgeben.

 

1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Die für den Datenschutz verantwortliche Stelle des Hinweisgebersystems ist die

 

Börsenmedien AG,
Am Eulenhof 14,
95326 Kulmbach.

Das Hinweisgebersystem wird durch ein darauf spezialisiertes Unternehmen, die BGfD Bayreuther Gesellschaft für Datenschutz mbH, Telemannstr. 1, 95444 Bayreuth, im Auftrag der Börsenmedien AG betrieben.

Die Börsenmedien AG hat einen externen Datenschutzbeauftragten bestellt. Betroffene können den

Datenschutzbeauftragten wie folgt kontaktieren:

Herr Stefan Behrendt

BGfD Bayreuther Gesellschaft für Datenschutz mbH

Telemannstr. 1

95444 Bayreuth

Telefon: 0921/16 32 45 40

Telefax: 0921-16324541

E-Mail: info@datenschutz-bayreuth.de

 

​2. Vertrauliche Behandlung von Hinweisen

Personenbezogene Daten und Informationen, die in das Hinweisgebersystem eingegeben werden, werden auf einem von der BGfD Bayreuther Gesellschaft für Datenschutz mbH betriebenen Server gespeichert. Die Einsichtnahme der Daten ist nur der BGfD Bayreuther Gesellschaft für Datenschutz mbH möglich. Dritte haben keinen Zugang zu den Daten. Dies wird durch umfassende technische und organisatorische Maßnahmen gewährleistet. Der Sachverhalt wird sodann – sofern möglich, anonym – an eine zur Bearbeitung autorisierte Person der Börsenmedien AG weitergeleitet und dort bearbeitet.

Personenbezogene Daten sind Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen. Hierunter fallen vor allem Angaben, die Rückschlüsse auf Ihre Identität ermöglichen, beispielsweise Ihr Name, Ihre Telefonnummer, Ihre Anschrift oder Ihre E-Mail-Adresse.

Alle Daten sind verschlüsselt und so gespeichert, dass der Zugang auf einen sehr engen Kreis ausdrücklich autorisierter und geschulter Personen der BGfD Bayreuther Gesellschaft für Datenschutz mbH beschränkt ist. Bei diesem Vorgang werden die Daten ausschließlich in dem Hinweisgebersystem gespeichert und dadurch besonders gesichert.

Im Rahmen der Bearbeitung der Meldung oder im Rahmen einer Untersuchung kann es notwendig sein, Hinweise an weitere Mitarbeiter/innen weiterzugeben, z.B. wenn diese zur Aufklärung beitragen können.

In bestimmten Fällen kann die datenschutzrechtliche Verpflichtung bestehen, die beschuldigte Person von den gegen sie erhobenen Vorwürfen zu informieren, wenn die konkrete Hinweisaufklärung dadurch nicht beeinträchtigt wird. Dabei wird Ihre Identität als hinweisgebende Person – soweit rechtlich möglich – nicht offengelegt und es wird zusätzlich – soweit möglich – sichergestellt, dass dabei auch keine Rückschlüsse auf Ihre Identität möglich werden.

Bei wissentlich falscher Meldung, insbesondere mit dem Ziel, eine Person zu diskreditieren, kann die Vertraulichkeit nicht gewährleistet werden und es drohen ggf. arbeits- und strafrechtliche Konsequenzen.

 

3. Kategorien personenbezogener Daten und Herkunft

Die Nutzung des Hinweisgebersystems erfolgt auf freiwilliger Basis. Wenn Sie über das Hinweisgebersystem eine Meldung abgeben, erheben wir die folgenden personenbezogenen Daten und Informationen:

  • Name und Kontaktdaten, sofern Sie Ihre Identität offenlegen;

  • Namen von Personen sowie sonstige personenbezogene Daten der Personen, die Sie in Ihrer Meldung nennen;

  • Ihre Beziehung zur Börsenmedien AG

  • Personenbezogene Informationen im Rahmen der Sachverhaltsschilderung
     

​Sofern Sie die Meldung anonym abgeben möchten, ist dies jederzeit möglich. Beachten Sie bitte, dass Ihnen bei anonymer Meldung weder eine Eingangsbestätigung noch Informationen zum Ausgang des Verfahrens erteilt werden können.

Die Kommunikation zwischen Ihrem Rechner und dem Hinweisgebersystem erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung. Die IP-Adresse Ihres Rechners wird während der Nutzung der Hinweisgeberplattform nicht gespeichert.

 

4. Hinweise zum Versand von Anhängen

Bei der Meldungsabgabe oder beim Versand einer Ergänzung haben Sie die Möglichkeit, Anhänge zu senden. Wenn Sie eine Meldung anonym abgeben möchten, beachten Sie bitte den folgenden Sicherheitshinweis: Dateien können versteckte personenbezogene Daten enthalten, die Ihre Anonymität gefährden. Sie können diese Daten vor dem Versenden gerne entfernen.

 

5. Zwecke der Datenverarbeitung

Das Hinweisgebersystem dient dazu, Hinweise von (mutmaßlichen) Gesetzes- oder schweren Regelverletzungen im Unternehmen bzw. der Organisation auf einem sicheren und vertraulichen Weg entgegenzunehmen und zu bearbeiten.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten somit auf Grund unseres berechtigten Interesses an der Aufdeckung und Prävention von Missständen und der damit verbundenen Abwendung von Schäden und Haftungsrisiken, Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO sowie zur Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtung nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG), Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO.

 

6. Weitergabe von Daten

Eine Weitergabe der von uns erhobenen Daten erfolgt nur unter Beachtung der einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen zur Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtung der Hinweisaufklärung. Denkmögliche Empfängerkategorien sind hierbei Strafverfolgungsbehörden, Kartellbehörden, Verwaltungsbehörden, Gerichte sowie beauftragte Rechtsanwalts- und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften.

Jede Person, die Zugang zu den Daten erhält, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet.

Eine Übermittlung der Daten in Drittländer erfolgt grundsätzlich nicht.

 

7. Speicherdauer

Grundsätzlich speichern wir personenbezogene Daten nur solange, wie sie für die Zwecke der Verarbeitung erforderlich sind, d.h. zur Aufklärung und abschließenden Beurteilung.

Danach werden die Daten eingeschränkt und nur noch zur Erfüllung der Aufbewahrungsfrist für drei Jahre gespeichert. Anschließend werden die Daten, sofern Sie nicht noch zur Durchsetzung von Rechtsansprüchen benötigt werden, unwiderruflich gelöscht.

 

8. Ihre Rechte als Betroffener der Datenverarbeitung

Als von der Datenverarbeitung betroffene Person gewährt Ihnen die DSGVO verschiedene Rechte, über die wir Sie im Folgenden informieren. Dies ist zum einen ein Informationsrecht bzw. eine damit zusammenhängende Informationspflicht unsererseits, die wir mit diesen Hinweisen erfüllen (Art. 13, 14 DSGVO).

Weiterhin haben Sie das Recht,

  • Auskunft über die bei uns über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten sowie darüber, an welche Stellen diese Daten übermittelt wurden, zu verlangen (Art. 15 DSGVO),

  • Berichtigung (Art. 16 DSGVO) und Löschung Ihrer Daten zu verlangen (Art. 17 DSGVO),

  • Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen (Art. 18 DSGVO),

  • Übertragung Ihrer personenbezogenen Daten an sich selbst oder Dritte in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu verlangen, soweit technisch machbar (Art. 20 DSGVO).
     

Außerdem haben Sie das Recht, uns erteilte oder noch zu erteilende Einwilligungen jederzeit ohne Angabe von Gründen zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 S. 1 DSGVO). Dies berührt jedoch nicht die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung. Bitte haben Sie darüber hinaus Verständnis dafür, dass möglicherweise im Falle eines Widerrufs eine weitere Datenverarbeitung nicht mehr erfolgen kann.

Schließlich haben Sie das Recht, jederzeit eine Beschwerde an die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde zu richten (Art. 77 DSGVO).
 

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, dagegen Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO einzulegen. Vorbehaltlich eines schutzwürdigen zwingenden Interesses unsererseits werden wir die Verarbeitung zu den jeweiligen Zwecken infolge des Widerspruchs einstellen.

 

9. Änderung unserer Datenschutzhinweise

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzhinweise anzupassen, um die Übereinstimmung mit den aktuellen rechtlichen Anforderungen sicherzustellen oder um Änderungen unserer Leistungen in den Datenschutzhinweisen umzusetzen, z.B. bei der Einführung neuer Services.​

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